Comment créer un code de taxe pour calculer la moitié des taxes remboursables à titre de frais de représentation ?

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La réglementation fiscale permet aux entreprises de récupérer la TPS et la TVQ payées sur leurs achats et dépenses.  Par contre, étant donné que les frais de repas et de représentations sont généralement déductibles à 50% selon la Loi sur les impôts, seulement la moitié de la TPS et de la TVQ payées donne droit à un remboursement.

Pour rendre votre travail plus rapide et facile quand vous comptabilisez ce genre de dépense dans QuickBooks vous pouvez configurer un code de taxe pour les frais de repas et de représentations.

Note : Ces instructions sont valable pour QuickBooks 2009 et après seulement.  Les taux sont valable pour les achats au Québec seulement alors que le taux de TPS et de 5% et le taux de TVQ est 7.5%.

Premièrement, vous devrez configurer des articles de taxe de vente.

1.  Ouvrez la liste d’articles en choisissant Listes | Liste d’articles dans la barre de tâches.
2.  Cliquez le bouton Article au bas de la liste et choisissez Nouveau.
3.  Choissisez le Type : Article de taxe de vente.
4.  Configurer le reste des champs comme suit :

5.  Créez un deuxième article comme suit :

6.  Ensuite vous devrez créer un autre article de type Groupe de taxe de vente qui regroupe les deux articles de taxes ci-dessus.

Finalement, vous devrez créer un code de taxe à utiliser sur les opérations ayant des frais de représentations.

1.  Ouvrez la liste de codes de taxes de vente en choisissant Liste | Liste de code de taxes de vente dans la barre de tâches.
2.  Cliquez le bouton Code de taxe de vente au bas de la liste et choisissez Nouveau.
3.  Configurer un nouveau code de taxe comme suit :

Vous pouvez aussi automatiser l’entrée de ce nouveau code de taxe « R » lorsque vous créez des opérations à votre compte de dépenses Frais de représentations ou Repas.  De votre plan comptable modifiez votre compte de dépense pour y spécifier le code de taxe par défaut :

Quand vous utiliserez ce code de taxe sur des opérations, vous n’aurez aucun calcul à faire.  Prenons par exemple un frais de restaurant de $100 plus taxes (TPS de $5.00; TVQ de $7.88) plus un pourboire de $15.00 pour un total de $127.88.

1.  Vous devrez premièrement remplir le haut avec la date et le montant total de $127.88.
2.  Sous l’onglet Dépenses vous choisirez votre compte de dépense « Repas » en prenant soin d’enlever le code de taxe et indiquer le $15.00 de pourboire sur une première ligne.
3.  Sur la deuxième ligne vous choisirez de nouveau le compte de dépenses « Repas » mais cette fois-ci en laissant le code de taxe « R ».
4.  Le montant de $106.44 se calculera automatiquement.  Cinquante pourcent de la TPS ($5.00 / 2 = $2.50) et de la TVQ ($7.88 / 2 = $3.94) se calculera aussi automatiquement.

Avec cette méthode, vous aurez maintenant plus de temps pour les choses importantes et vous serez plus efficace!

Bonne tenue de livres !

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VEUILLEZ NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

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11 réponses

  1. Ginette R.
    | Répondre

    En plus moi j’ai activé dans mes Préférences l’option « Les montants incluent la taxe » sur mes chèques. Je n’ai qu’à cocher cette case et mettre le montant brute et QuickBooks calcul le montant net et la moitié des taxes. Super !

  2. Jean Pascal W.
    | Répondre

    Je n’arrive pas à trouver les nouveaux taux pour 2011 maintenant que la TVQ est passé à 8,5%.

    • Michel Malo
      | Répondre

      Bonjour Jean Pascal,

      Les nouveaux taux pour calculer 50% des taxes sur les frais de représentations pour l’année 2011 sera:

      TPS: 2,3373%
      TVQ: 4,0772%

      Je suis disponible pour vous aider !

  3. Marie-Pier
    | Répondre

    Quelle économie de temps ! Je faisait tout ces calculs dans Excel en ensuite je faisait l’écriture tant bien que mal dans QuickBooks. Votre méthode est excellente ! Vous me sauvez un temps fou !

  4. Michelle
    | Répondre

    Pouvez-vous me donner le nouveau taux pour 2012 ?

    • Michel Malo
      | Répondre

      Bonjour Michelle,

      Voici les nouveaux taux pour calculer les frais de représentations maintenant que la TVQ est à 9.5%:

      Mettez votre TPS à 2.3259% et votre TVQ à 4.5351%

      Merci de me lire !

  5. [...] Si vous aimeriez savoir comment configurer un code de taxe pour calculer la moitié des taxes, veuillez voir mon article ici. [...]

  6. Dianne Richard
    | Répondre

    Je cherche depuis un bout de temps comment l’extraire cette taxe. Serait-il possible de fournir la formule utilisée pour établir nous même les taux.
    En vous remerciant a l’avance.

    • Michel Malo
      | Répondre

      Bonjour Dianne,

      Il s’agit d’appliquer la règle de trois pour obtenir le montant. Le plus facile est de le faire dans un chiffrier Excel.
      Voici la formule pour la TPS: (b/2)/(a+(b/2)+(c/2))*100= 2.3259%
      Voici la formule pour la TVQ: (c/2)/(a+(b/2)+(c/2))*100= 4.6406%
      « a »=montant net avant taxes
      « b »=TPS à 5% sur montant net
      « c »=TVQ à 9.975% sur montant net

      Merci de me lire !

  7. Dianne Richard
    | Répondre

    Sur Excel

    A1= 100 B1 = .05 C1=0.09975

    =B1/(A1+(B1/2)+(C1/2))*100 = 0.0499625905103554

    =C1/(A1+(B1/2)+(C1/2))*100 = 0.099675368068159

    Il y a quelque chose que je ne fais pas correctement, mes résultats sont différent.

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